Reporting-Optimierung als Projekt
Autoren |
) |
In Controlling-Optimierungsprojekten hat sich bewährt, auf Basis einer Analyse des Status Quo zuerst die inhaltlichen Anforderungen zu definieren und bei Bedarf in weiterer Folge nach der geeigneten Software-Unterstützung zu suchen.
Ist-Analyse Reporting (Reporting-Audit)
Analyse des Informationsangebots Es ist sinnvoll, einen Überblick über aktuell bestehende Berichte zu schaffen. Das Berichtswesen hat häufig die Tendenz schleichend erweitert zu werden, was in der Regel zu redundanten oder nicht genutzten Berichten führt. Die aktuell verfügbaren Berichte werden unter Erhebung folgender Informationen dokumentiert:
Analyse des Informationsbedarfes
Ein optimiertes Berichtswesen muss sich am „objektiven“ Informationsbedarf ausrichten. Wichtig ist dabei Folgendes:
Konzeption verbesserter Berichtsinhalte und -funktionen
In der Reportingkonzeption sind betriebswirtschaftliche Inhalte und technische Funktionen nicht sinnvoll voneinander zu trennen, da meist auch eine Bildschirmnutzung der Berichtselemente vorzusehen ist. Praktisch hat sich bewährt, in der Konzeption Excel-Templates zu verwenden, die sowohl ein inhaltliches „Look&Feel“ ermöglichen, als auch technische Funktionen (z.B. Drill-Down) skizzieren können. Folgende Aspekte sind in der Reporting-Konzeption je Berichtselement zu berücksichtigen:
) |
In der Mehrzahl der Berichtswesen- und nahezu allen Planungsprojekten ist es sinnvoll, den Nutzen einer verbesserten IT-Unterstützung zu überprüfen. Meist geht es dabei um die Ablöse des Liebkinds des Controllers, Microsoft Excel. Wichtig ist zu beachten, dass die inhaltliche Konzeption die Messlatte für das BI-Werkzeug sein muss und nicht vorschnell ein Software-Paket gekauft wird, dass dann die Umsetzungsmöglichkeiten vorgibt. In der Regel existieren für inhaltliche Problemstellungen eine Reihe von am Markt verfügbaren Produkten, die in Frage kommen können. Die Kunst ist hierbei, das funktionale und kostenmäßige Optimum herauszuholen. 1. Softwareanforderungen mittelfristig definieren 2. Auswahlprozess strukturiert durchführen Folgende Schritte sollten durchlaufen werden: 3. Knock-Out-Kriterien festlegen Die Definition von Knock-Out-Kriterien erleichtert die Evaluierung sowohl der Softwareprodukte als auch der implementierenden Unternehmen. 4. Personen betonen (Software-Customizing ist eine personenbezogene Dienstleistung) 5. „Total Cost of Ownership“ kalkulieren Unter die Total Cost of Ownership fallen:
Folgende Punkte haben sich in der Praxis als nützlich erwiesen, um rasch, mit vertretbarem Ressourceneinsatz und guten Ergebnissen eine Software-Auswahl durchzuführen:
Konsolidierung und Aufbereitung der beantworteten Kriterienkataloge
Folgende Punkte sind typischerweise Knock-Out-Kriterien:
) |
Software-Auswahlprozess >>
) |
6. Projektzeitplan straffen Die Durchführung einer Software-Auswahl ist bei entsprechendem Projektmanagement in 10 Wochen seriös möglich. Der Zeitplan der Implementierung ist individuell. Gerade in komplexen Projekten ist es sinnvoll, die Aufgabenstellungen zu portionieren und über eine Prototyping-Vorgehensweise auch bereits zwischenzeitlich Erfolge – z.B. erste Reports - darstellen zu können.
7. Typische Fehler vermeiden Im Zuge eines BI-Projektes sind folgende Flopfaktoren zu vermeiden: Flopfaktor Flopfaktor Flopfaktor Flopfaktor Flopfaktor
Es gibt keinen dezidierten internen Projektleiter (ein Projektleiter des IT-Partners reicht nicht aus!).
Maßnahme
Bestellen Sie einen Projektleiter, allerdings einen qualifizierten und nicht einen, der gerade unterausgelastet ist!
Not-invented-here-Syndrom: die EDV-Abteilung (seltener die Controlling-Abteilung) legt sich gegen Standardapplikationen quer
Maßnahme
Anhand des Kriterienkataloges ist objektiv nachvollziehbar, dass die ausgewählte Lösung die Anforderungen abdeckt. Betonen Sie die unveränderte Wichtigkeit der EDV-Abteilung und definieren Sie einen Ansprechpartner für die Applikation.
My-Baby-Effekt: die Controlling- und / oder EDV-Abteilung klammert sich an liebgewonnene Eigenapplikationen
Maßnahme
s.o., hier können auch Argumente der Controlling-Kunden, die von solchen Insellösungen meist ausgeschlossen sind, helfen.
Auf Basis einer überzogenen Erwartungshaltung ("gläsernes Unternehmen") werden Projekterfolge unterbewertet und entstehen Frustrationen.
Maßnahme
Forcieren Sie eine realistische Sichtweise des Leistungsspektrums und Umsetzungs-zeitraumes.
Schulungen werden nicht ausreichend durchgeführt. Schulungen stellen eine wesentliche akzeptanzsichernde Maßnahme dar.
Maßnahme
Es müssen Key User in ausreichendem Ausmaß geschult werden, um im Train-the-Trainer-Prinzip alle Adressaten schulen zu können.